Gestión de documentos (PDF)

En este documento se desarrolla el procedimiento para gestionar documentos PDF y enlazarlos a las distintas opciones de la aplicación.

ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Sea cual sea a naturaleza del documento todos se guardan en el fichero de documentos. Para cada uno se asigna un código y el resto de datos que identifican y describen el documento. Los datos a introducir para cada registro son:

  • Código: Se asigna automáticamente al pulsar el botón nuevo o intro en la casilla de edición del código.
  • Nombre: descripción o contenido.
  • Procesado: indica si el documento esta procesado ya, como por ejemplo una factura ya contabilizada o pendiente de contabilizar. Hay procesos que actualizan automáticamente este dato, como los asientos de diario, registros de IVA, etc aunque es posible modificarlo manualmente.
  • Tipo: código de tipo de documento, que se puede utilizar para clasificar los datos.
  • Fecha: la del documento, como fecha de factura, cobro, etc.
  • Año: se obtiene de la fecha, aunque se puede modificar o dejar en blando. Se recomienda utilizar este dato para aquellos documentos relacionados con la contabilidad y que corresponden a un ejercicio.
  • Numero: opcionalmente puede introducir el numero relacionado con el documento, como factura, recibo, etc.Cuenta contable: código de cuenta al que se relaciona el documento, como proveedor en las facturas, banco en documentos bancarios, etc.
  • Contenido: En este apartado puede introducir cualquier dato que considere necesario, como extracto del texto, etc.

CARGA DE DOCUMENTOS

En primer lugar hay que crear un registro nuevo picando sobre el botón Nuevo o pulsando Intro en el Código. Rellenamos los datos descritos anteriormente y pulsamos Grabar. Cargamos el registro creado y a continuación picamos en el botón situado a la derecha de Fichero representando un disco y aparecerá una ventana donde seleccionar el fichero PDF a cargar. Una vez elegido picamos en Abrir y el documento quedará grabado en la base de datos.

Los documentos cargados se graban directamente en la base de datos de la empresa, no importando a partir de ese momento el archivo original y ruta de acceso del fichero PDF que hemos cargado y por lo tanto cualquier modificación posterior del archivo no afectará al existente en la base de datos.

ACCESO A DOCUMENTOS

Para ver un documento ya grabado, en primer lugar hay que introducir el código del mismo, y una vez presentados los datos en pantalla del mismo pulsamos el botón situado a la derecha de Fichero con el logo de PDF; se abrirá una nueva ventana del programa elegido para visualizar documentos PDF con el archivo elegido.

ACCESO EXTERNO A LOS FICHEROS PDF

Cuando se lee un documento PDF de la aplicción, este se guarda automáticmente en la carpeta C:\PDF (o en la indicada en la configuración de la aplicación) con el nombre fichero.pdf.

SOLO UN DOCUMENTO A VISUALIZAR

Como se ha indicado los archivos PDF se graban directamente en la base de datos de la aplicación, pero al acceder a visualizarlos se crean temporalmente en la carpeta C:\PDF. Si intenta abrir otro documento mientras permanece activo el anterior en el programa de visualización, aparecerá un error indicando que el nombre fichero.pdf ya está en uso. Deberá cerrar el documento antes de cargar uno nuevo.

 UTILIZACION EN OTROS MODULOS DE LA APLICACION

En varios módulos de la aplicación, como en asientos de diario, registros de IVA, etc. se puede introducir un código de documento.

Por ejemplo, en asientos de diario, aparte de los datos de identificación como fecha y número de justificante se puede introducir un código de documento. Pulsando el botón PDF se visualiza el documento seleccionado. En estos procesos relacionados con al contabilidad, al grabar se marca automáticamente como Procesado para poder delimitar el listado de documentos por los pendientes de procesar, o lo que es lo mismo en este caso, pendientes de contabilizar.

 

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