El proceso de exportación de datos para contabilidad consta de 2 procesos:
- Exportación de datos de residentes.
- Exportación de facturas emitidas.
EXPORTACION DE DATOS DE RESIDENTES
A través de este proceso se generan los ficheros XML que contendrán los datos necesarios para actualizar en contabilidad el fichero de clientes y el plan de cuentas.
Solamente será necesario realizar este proceso al crear o modificar residentes, teniendo en cuenta:
- Solo afecta a residentes para los que se emita factura que no sea simplificada. Las facturas simplificadas se exportan sin cliente.
- Cuando se modifica o crea un nuevo residente, se marca como pendiente de exportación y entrará automáticamente en el siguiente proceso de exportación de residentes.
PASOS A SEGUIR PARA EXPORTAR DATOS DE RESIDENTES
- Iniciar el proceso “Exportar residentes” (Aplicaciones Infoges-c -> Gestión -> Ficheros -> Exportar residentes)
- Introducir en mensaje el texto que identifique los datos que contiene y que aparecerán en la pantalla de importación de datos en Contabilidad.
- Pulsar el botón “XML”.
Una vez terminado, aparecerá un mensaje indicando la finalización del proceso.
En esta fase se marcan las fichas de residentes como pendientes de confirmación, por si fuese necesario repetir la generación de los ficheros XML, que contendrían los mismos datos.
Después de comprobar que los datos se han cargado correctamente en contabilidad, hay que marcar los registros como ya exportados. Para esto, seguir los siguientes pasos:
- Iniciar el proceso “Confirmar exportación de residentes” (Aplicaciones Infogés-c -> Gestión -> Ficheros -> Confirmar exporatción de residentes).
- Pulsar el botón “GRABAR” y se marcarán los ficheros como exportados y de esta forma no se grabarán en el siguiente proceso de exportación.
EXPORTACION DE FACTURAS EMITIDAS
Esta opción crea los ficheros necesarios para exportar a contabilidad las facturas de venta, tanto normales como simplificadas. Se distinguen 2 tipos de facturas:
- Normales: Son todas aquellas emitidas automáticamente o de forma manual, y que contienen clientes con sus datos correspondientes.
- Simplificadas: Son el resto de facturas que pueden o no contener cliente, y que se conocían anteriormente como Tickets de caja. A diferencia de las normales, se exportan sin datos de cliente, se contabilizan con clientes contado y cobradas por caja.
El proceso de exportación de los datos es el mismo para los dos tipos de factura, diferenciándose únicamente por el momento en que se realizan. Los normales normalmente se exportarán al emitirse para poder ser incluidas en remesas bancarias y las simplificadas una vez con todas las emitidas en el mes, es decir, se haría a inicios del mes siguiente.
IMPORTANTE: A diferencia de la exportación de residentes, las facturas no se modifican al pasar a contabilidad, por lo que en caso de enviar facturas ya procesadas anteriormente sin borrarlas previamente en contabilidad, se generaría un error.
PASOS A SEGUIR PARA EXPORTAR FACTURAS
- Iniciar el proceso de «Listado de facturas» (Aplicaciones Infogés-c -> Gestión -> Facturas ->Listado de Facturas).
- Seleccionar las facturas a incluir mediante las opciones disponibles para delimitar el listado (orden, desde/hasta, selección, etc.). No olvide pulsar el botón «Aplicar» para aplicar correctamente el filtro.
- Pulsar el botón «XML» para iniciar el proceso.
- Introducir en «Mensaje» una breve descripción de los datos que se van a enviar, y que servirán junto a la fecha de creación como forma de identificar correctamente el envío a la hora e importarlos en contabilidad.
Al igual que en la exportación de residentes, una vez terminad el proceso, las facturas incluidas se marcan como «pendientes de confirmar» (en el listado en pantalla aparecerán con el indicador ‘P’). Una vez confirmado en contabilidad que los datos se han incorporado correctamente, habrá que confirmar la exportación mediante la opción «Confirmar exportación de facturas», incluida en el menú de Facturas.
Al realizar este proceso las facturas se marcan como exportadas.
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